Existen muchos casos en los cuales, por medidas de control interno, todos los fondos se depositan en una cuenta bancaria, lo cual significa que no queda dinero disponible dentro de la organización para efectuar los pagos que deben liquidarse rápidamente y en efectivo. Este problema se soluciona mediante la creación de un «Fondo Fijo», es decir, una suma de dinero que se extra de la cuenta corriente bancaria y queda en la empresa para hacer frente a distintos pagos que puedan surgir.

Este sistema también es utilizable en aquellos casos en los que no se utilice una cuenta recaudadora, creándose lo que se denomina «Caja Chica».

Tanto el fondo fijo como la caja chica están sujetos a ciertas condiciones que establece la organización sobre su uso, tales como el monto máximo de pago, los conceptos permitidos y los no permitidos de ser abonados por este medio, monto mínimo de efectivo, etc. A su vez, es posible la existencia de varios fondos fijos en caso que la organización lo requiera, ya sea por contar con distintas localizaciones geográficas, separación física de distintas áreas de la organización, varios puntos de ventas y demás.

Creación

El fondo fijo se crea mediante la emisión de un cheque contra una cuenta corriente bancaria de la empresa, por el monto establecido, entregando los fondos a la persona responsable que estará a cargo de su manejo para que realice los pagos dentro de las condiciones establecidas.

Para ejemplificar esto, crearemos un fondo fijo por el monto de $2.000, con la emisión de un cheque contra el Banco X cuenta corriente. La registración sería así:

Sin embargo, en el caso que utilicemos fondo fijo pero sin cuenta recaudadora, lo cual se denomina «Caja chica», es usual que los fondos para su creación se retiren de la cuenta «Caja», como se ve en el siguiente ejemplo.

Funcionamiento

Una vez creado el fondo fijo, el responsable del mismo efectuará todos los pagos correspondientes y conservará la documentación pertinente, esto hasta el final de periodo contable, o bien, hasta que el monto de dinero disponible disminuya hasta cierta cantidad. En este momento se debe proceder a la rendicion del fondo fijo, con la finalidad de volver a disponer del total del dinero previsto en el fondo.

Rendición

A la hora de efectuar la rendición, el responsable del fondo fijo debe confeccionar lo que se llama «Planilla de rendición», en la cuál se especifican todos pagos que fueron realizados acompañados de los comprobantes correspondientes a cada uno.

Esta planilla, acompañada de los comprobantes, es elevada al area contable para que este tome conocimiento de los pagos efectuados, realice el contro correspondiente, y registre las variaciones patrimoniales que se han producido.

Para continuar con el ejemplo, en este periodo se tuvo que emitir pagos por servicios, adelantos de sueldos y se compraron diversas cosas para la actividad cotidiana de la empresa. Todo esto se realizó con el dinero del fondo fijo, por lo que la registración de la rendición será:

Reposición

Una vez hecha y registrada la rendición, lo que corresponde es llevar el mondo del fondo fijo a su valor original. Para esto, la registración es muy similar a la de creación. Siguiendo con el ejemplo sería así:

O bien, en el caso de no usar cuenta recaudadoras, sería asi:

Cambios en los montos asignados para el fondo fijo (aumento – reducción)

Puede suceder que la reposición deba realizarse en periodos cada vez más frecuentes. Esto nos indica que quizás el monto del fondo fijo deba ser aumentado con el fin que no se agote tan pronto. Tomando el ejemplo que venimos tratando, suponemos que pretendemos elevar el monto a $2.500, por lo que debemos emitir un cheque por $1.954 ($1.454 de la rendición anterior más $500 que queremos aumentar). Debemos registrar lo siguiente:

Dado el caso contrario, en el que la reposición se efectúe luego de periodos muy prolongados, quizás sea prudente reducir el monto del fondo fijo, con el fin de poder llevar un control más riguroso. En nuestro ejemplo ahora reduzcamos el monto del fondo fijo a $1.500, por lo que deberemos abonar un total de $954 ($1.454 de la reposición anterior menos $500 que es el monto que queremos disminuir). La registración es la siguiente: