La documentación respaldatoria es la constancia que revela la existencia de los hechos y operaciones con efecto patrimonial y sirve de base para la captación de datos a ser procesados por el sistema contable.
Históricamente se consideraba a la documentación como «constancia escrita», aunque actualmente gracias a la evolución tecnológica se puede prescindir de lo escrito y ser «constancia electrónica».
Clasificación
La documentación se puede clasificar en función del emisor en:
- Externa: Cuando el emisor es ajeno a la organización, por ejemplo la factura emitida por un proveedor.
- Interna: Cuando la documentación es emitida por el propio ente, que puede tener dos destinatarios:
- Externos: Son remitidos a personas ajenas a la organización, por ejemplo la factura en ocasión de una venta.
- Internos: Destinados a documentar hechos y operaciones que suceden dentro del entre, por ejemplo documentar la salida de materias primas que son incorporadas al proceso productivo.
Funciones
Pueden distinguirse las siguientes funciones de la documentación respaldatoria:
- Función contable: Constituye el respaldo de las anotaciones en los registros contables.
- Función de control: Porque a través de su revisión y verificación colabora al momento de determinar cómo han sucedido realmente lo hechos y operaciones.
- Función jurídica: Otorga respaldo legal frente a terceros de las operaciones realizadas, convirtiéndose en un principio de prueba de lo sucedido.
Aspectos de control a considerar para su utilización
Por la importancia de las funciones que se acaban de mencionar es necesario observar, en el manejo de la documentación respaldatoria, algunas medidas tendientes a su adecuado uso, entre las cuales se pueden mencionar:
- Prenumeración de imprenta de los formularios utilizados.
- Control numérico de formularios en las distintas áreas receptoras (control de integridad).
- Control de correlatividad numérico-cronológico.
- Adecuada organización del archivo que permita un rápido acceso y recuperación.
- Custodia de formularios sin utilizar.
Estas pautas, concebidas originalmente para constancias con soporte en papel, también deben observarse cuando se utilicen otros soportes, con las adecuaciones correspondientes.
Ejemplos
Se muestran seguidamente algunos de los documentos respaldatorios típicos utilizados por las organizaciones, agrupados en función del tipo de operación, a saber:
Compras
- Orden de compra
- Remito de compra
- Factura de compra
- Nota de débito por compras
- Nota de crédito por compras
Pagos
- Comprobante de pago
- Cheque
- Recibo de pago (Modelos de recibo)
- Transferencia electronica
Ventas
- Remito de venta
- Factura de venta
- Nota de débito por ventas
- Nota de crédito por ventas
Cobros
- Recibo de cobro
- Pagaré
Operaciones con bancos
- Nota de crédito bancaria (Boleta de depósito)
- Nota de crédito bancaria por cajero automático
- Extracción por cajero automático
Operaciones con empleados
- Recibo de haberes
- Recibo de adelanto de haberes
Operaciones internas (de almacenes)
- Informe de recepción
- Vale de salida de materiales
